どうして大量にタスクをこなせるのか？

こんにちわ。ゆーさんです。

世の中には大量にタスクをこなせる人とそうじゃない人が居る。キャパが小さい人からすれば、何でその業務量をこなせるのか？！一体どうやったら時間内にこれだけの量を？！等の疑問もあるだろう。自分自身、まだまだという自覚もあるが、意識ひとつ、テクニックひとつで全てが変わっていく。では、早速見ていきましょう。

自分の思い込みを外す。

何か作業をするときに、"これはこういうモノだ"という自分の中での常識のような物がある。例えば、(東海道)新幹線の予約を例にとってみる。

スマホやネットを使いこなせず、従来通りの買い方しか頭にない場合はわざわざ緑の窓口でチケットを買いにいく。少し進歩していれば、自動券売機で買えるだろう。これが、今やEX-ICサービスを使えば30秒もあればネットで即座に予約ができる。緑の窓口で買う場合は、わざわざ事前に買いにいく時間を作ったり、当日早めに家を出たり、窓口で並ぶ時間を浪費したりと、とにかくそのタスクにかける時間が長くなる。EX-ICならどこでも即座に予約ができるため、上記の余計な時間や心労が不要となる。使っている人からすれば当たり前だが、世の中は常に変化しているため、自分の知らない所でもこのような例は非常にたくさんあるはずだ。あるいは、知っていても変化への抵抗から従来通りの手法を取ってしまうことも多々ある。僕自身、新幹線はEX-ICを使いながらも、地方の特急列車の予約をwebで行うようになったのは、ついこの間の話だ。(それまでは、知っていてもあえて使っていなかった。)

人に任せる。

大量のタスクをこなすために即効性があり非常に効果的なのは、人に任せてしまうことだ。時間は1日24時間と限られているため、時間が奪われるタスクは隙間時間に処理を行うか、人に任せてしまう。

上記の例でも、EX-ICを使えど30秒は時間が取られてしまう。極端に言えば、それを誰かに口頭でお願いすれば5秒で済む。(秘書でも居ればの話となる。)

人に何かを依頼することは、その人の時間を分けてもらうことになる。時には頼み辛い時もあるかもしれない。ただ、人には得意不得意があり、自分がやれば1時間かかることを、30分で終えられる人はたくさんいる。上手く人に頼むコツを掴めれば、自分の時間はたくさん生み出していけるようになる。

逆に、いざという時に周りから支えてもらえるよう、普段から自分から率先して周りに対して有益なサポートや情報を与えておくと、お互いがお互いの時間と能力を有効に使える環境作りができる。(理想)

使えるテクニックはどんどん使っていく。

世の中、便利な技術やサービスはどんどん生まれている。エクセルのショートカット等はある程度のレベルで使いこなすのが当然だが、依然コピーペーストすらマウスで行う人もたくさんいる。メール一本打つのでも、定型文の登録があるかどうかで消費時間は大きく異なってくる。まずは無知という状況から脱してインプットを進めていき、インプットしたことはどんどん実践していくべきだ。知識を増やすだけで実際に使わなければ何の意味もないし、確実に忘れていく。道具(技術)は使うためにあるのだ。使わなければ何の意味もない。

塵が積もって山となり、その人の土台となる。

このようなちょっとしたことの積み重ねが、大きな時間を生み出してくれる。"なんか不便だ！"と感じることがあれば、その解決策を模索すれば良いのだ。その行動をするたびに"不便だ！不便だ！"と言っていれば毎回何かを浪費してしまう。一度でも少し時間をかけて解決に当たれば、その後の人生で大量の時間をセーブできることになる。

もっと自分を楽に、もっとスムーズに、もっと自分のやりやすいように…そういう発想を持っていれば、自然と身についていく。ただ、そうしたいと思っていても、人は変化に驚くほどの抵抗がある。目の前に望むものがあったとしても、時には拒絶してしまうことさえある程だ。

だからこそ、最初は強い意気込みを持って取り組みを進めていくべきだと思われる。